Wie Sie Ihre Visitenkarte richtig einsetzen

Kategorie: Stil u. Etikette

Was nützt eine ansprechend gestaltete und professionelle Visitenkarte, wenn man sie nicht dabei hat, einem das Überreichen unangenehm oder gar aufdringlich erscheint, oder weil man schlicht nicht weiß, wie man sie richtig einsetzen soll. Doch im Gegensatz zum Privatleben ist auf beruflicher Ebene der Austausch von Visitenkarten ein Muss, bei dem es für das Überreichen und Entgegennehmen der Karten bestimmte Regeln gibt, die Sie beherrschen sollten.

 

Bei Geschäftskontakten werden Visitenkarten in der Regel zu Beginn eines Besuchs oder Gesprächs ausgetauscht. Als Gast geben Sie zuerst Ihre Karte, danach ist der Gastgeber dran. In Gruppen erhält zunächst der Ranghöchste die Visitenkarte. Ist eine Hierarchie nicht erkennbar, verteilen Sie die Visitenkarten der Reihe nach. Blicken Sie Ihrem Gegenüber dabei in die Augen. Bei einem Geschäftsbesuch, geben Sie am besten Ihre Visitenkarten zunächst am Empfang ab. Das vereinfacht die Anmeldung und das Ausfüllen von Besucherausweisen. Nach diesem Prozedere bekommen Sie die Karte zurück. Sie können sie später der Person geben, die Sie abholt. Um zu vermeiden, die Karten lange in der Tasche zu suchen, sollten Sie Ihr Visitenkartendepot immer am gleichen Platz aufbewahren. Und falls Sie zu den Zeitgenossen gehören, die ihre eigenen Visitenkarten gerne als Notizzettel missbrauchen, dann streichen Sie anschließend die Vorderseite durch, damit Sie die bekritzelte Karte nicht versehentlich weitergeben.

Damit Ihre Karten immer ordentlich und sauber aussehen, deponieren Sie sie in einer Visitenkartenbox. Auch in Aktentaschen, Planern oder Brieftaschen befinden sich oft spezielle Fächer für Visitenkarten. Dagegen ist das Portmonee, das Herren in der Gesäßtasche mit sich herumtragen, kein guter Aufbewahrungsort. Dort werden die Karten verbogen. Auch Eselsohren, Fettflecken oder Lippenstiftspuren hinterlassen bei Ihrem Gegenüber einen schlechten Eindruck. Das fällt nicht nur auf Sie, sondern auch auf das von Ihnen repräsentierte Unternehmen zurück. Deshalb sollten Sie Ihre Karten gelegentlich durchschauen. Sortieren Sie geknickte oder unsaubere Karten aus. Auch handschriftlich korrigierte Visitenkarten wirken im Business unprofessionell. Wenn Ihre Karten nicht mehr aktuell sind, sollten Sie schnellstmöglichst für eine Neuauflage sorgen – oder besser noch: bereits vor einem Umzug Visitenkarten mit Ihrer geänderten Geschäftsadresse herstellen lassen. Handschriftliche Ergänzungen – wie zum Beispiel Ihre telefonische Durchwahl –, die dem Kunden die Kontaktaufnahme erleichtern, sind jedoch erlaubt.

 

Empfangen Sie eine Visitenkarte, sollten Sie diese nicht einfach ungelesen in die Tasche stecken, sondern die erhaltene Karte mit Wertschätzung behandeln. Lesen Sie die Karte aufmerksam durch, und nutzen Sie die Situation, um einen Smalltalk einzuleiten. So können Sie beispielsweise eine Frage nach dem Unternehmen stellen oder sich nach der Funktion des Kartengebers erkundigen. Dadurch vermitteln Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie sich für ihn interessieren und schaffen eine angenehme Atmosphäre. Auf keinen Fall sollten Sie mit der erhaltenen Karte spielen, sie knicken oder falten – sondern sie anschließend sorgsam und sichtbar einstecken.

Um die Visitenkarte später der richtigen Person zuordnen zu können, ist es ratsam, sich im Anschluss an das Gespräch Notizen auf der Rückseite zu machen, wann und zu welchem Anlass Sie die Karte erhalten haben. Solche „Eselsbrücken“ machen sich bei späteren Kontakten bezahlt. Dies sollten Sie allerdings erst vornehmen, wenn die Person, die Ihnen die Karte gegeben hat, außer Sichtweite ist. Darüber hinaus empfiehlt es sich, eine Visitenkartendatei anzulegen. Sie hilft dem Gedächtnis auf die Sprünge, wenn Kontakte wieder aufgefrischt werden sollen. Für die Ablage bieten sich drei Möglichkeiten: ein Karteikästchen, eine Visitenkarten-Mappe und – oder zusätzlich – der Computer. Das Erfassen der Daten am Computer ist zwar arbeitsaufwändig, hat jedoch den Vorteil, dass Sie Ihre Kontakte unter verschiedenen Rubriken angelegen können, wie Name, Firma oder Stichwörter.

 

Der stilvolle Umgang mit Visitenkarten

 

·        Achten Sie darauf, dass im geschäftlichen Bereich der Besucher die Karte immer zuerst überreicht.

·        Überreichen Sie nie eine geknickte, beschriebene oder beschmutzte Karte.

·        Halten Sie Ihre Visitenkarten immer aktuell.

·        Behandeln Sie eine erhaltene Visitenkarte mit Respekt.

·        Zeigen Sie Interesse, und nutzen Sie die Gelegenheit für einen kleinen Smalltalk.

·        Machen Sie nach erhalt der Karte keine Notizen auf die Karte – warten Sie damit, bis der Kartengeber außer Sichtweite ist.

 

Im Gegensatz zum Geschäftsleben sind Visitenkarten im Privatleben kein Muss. Empfehlenswert sind sie trotzdem. Zumal sich ja oft auch auf privater Ebene berufliche Kontakte ergeben können. Und es wirkt nun einmal wesentlich stilvoller, bei Bedarf eine Visitenkarte übergeben zu können, als Namen und Kontaktdaten auf irgendeinen Zettel zu schreiben – zudem wird der Empfänger die Karte eher aufheben, als einen Schmierzettel. Auch als Grußkarte – zu einem Blumenstrauß oder einem Geschenk – lassen sich Visitenkarten gut verwenden. In einem normalen Briefumschlag wirkt die Karte jedoch verloren, deshalb sollten Sie einen kleinen, dem Format der Visitenkarte angepassten Umschlag benutzen.

Im Berufsleben wiederum können Sie Visitenkarten auch anstelle eines Kurzbriefs verwenden, zum Beispiel als Anlage bei der Zusendung versprochener Unterlagen. Es ist dann zwar nicht unbedingt nötig, sie mit einer Anrede oder einer Unterschrift zu versehen, aber ein handschriftlich dazugesetzter Gruß macht sie wesentlich persönlicher.

 

Bei Auslandsbesuchen sind zweisprachige Karten unerlässlich. Der fremdsprachige Text steht normalerweise auf der Rückseite. Diese Seite zeigt nach oben, wenn die Karte überreicht wird. Am häufigsten verwendet wird die internationale Geschäftssprache Englisch. Noch besser machen sich Visitenkarten in der Sprache des jeweiligen Gastlandes oder Besuchers. Die Übersetzung des Textes sollte sicherheitshalber einem Profi überlassen werden. Bei Fehlübersetzungen ist die Gefahr von Missverständnissen sonst groß.

Während in Übersee und dem europäischen Ausland beim Austausch von Visitenkarten weitestgehend die gleichen Regeln wie in Deutschland gelten, wird in Japan ein ganz besonderer Wert auf den Tausch der Meishi (Visitenkarten) gelegt. Die protokollarische Zeremonie schreibt vor, dass jüngere oder in der Hierarchie tiefer eingestufte Mitarbeiter den Anfang machen. Die Meishis werden unmittelbar nach Betreten eines Raums, beziehungsweise im Anschluss nach einem kurzem Smalltalk getauscht. Sie werden dabei mit beiden Händen überreicht und in Empfang genommen. Dabei sehen sich die Partner nicht direkt an, sondern verbeugen sich voreinander, um so gegenseitigen Respekt zum Ausdruck zu bringen. Fassen Sie die Karten an den oberen Ecken an und lesen Sie die Karte sofort und ausgiebig. Achtloses Wegstecken empfinden Japaner als abweisend. Pluspunkte hingegen sammeln Sie, wenn Sie versuchen, den Namen des Gegenüber und den Namen seiner Firma auszusprechen. Während eines Meetings legen Sie die Karten in der Reihenfolge der Sitzordnung vor sich auf den Tisch.

Es ist zudem ratsam, einen großen Vorrat an Visitenkarten nach Japan mitzunehmen, da sie dort gerne und freigiebig ausgetauscht werden, und keine Karte greifbar zu haben, ein Fauxpas wäre. Auch im übrigen asiatischen Raum sowie in Russland gilt: Nicht kleckern, sondern klotzen. Auch dort gelten die Karten als Prestigeobjekt und werden zu allen passenden und unpassenden Gelegenheiten verteilt.

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