Wie Sie einfühlsame Kondolenzbriefe schreiben

Kategorie: Stil u. Etikette

Der Kondolenzbrief ist sicherlich das schwierigste Kapitel der Korrespondenz. Denn gibt es überhaupt die richtigen Worte für jemanden, der den Verlust einer geliebten Person zu betraueren hat? Vermutlich nicht, und dennoch kann ein sorgfältig formuliertes Kondolenzschreiben dem Hinterbliebenen Trost spenden, wenn Sie darin Ihre ehrliche Anteilnahme zum Ausdruck bringen. Das ist sowohl für sehr nahestehende Personen des Verstorbenen, als auch für weniger nahestehende Menschen kein leichtes Unterfangen – geht es doch im einem wie im anderen Fall, darum das richtige Maß zu finden –, dennoch, wenn Sie alle wesentlichen Punkte, die ein Kondolenzbrief enthalten sollte, beachten, können Sie im Grunde nichts falsch machen. 

Kondolenzbrief-Vorlage bei Formblitz.de

Zunächst: Egal, wie schwer Ihnen das Verfassen des Briefes fällt – drücken Sie sich nicht davor. Bedenken Sie, dass ein Mensch, der großen Schmerz über den Verlust einer geliebten Person erträgt, sensibler reagiert als sonst. Er wird sich enttäuscht fragen, warum Sie ihr oder ihm nicht geschrieben haben und sich vielleicht sogar im Stich gelassen fühlen. Also gerade, wenn Sie sich durch den Todesfall wirklich betroffen fühlen, sollten Sie sich unbedingt die Zeit nehmen, dieser Betroffenheit und Ihrem Mitgefühl einen angemessenen Ausdruck zu verleihen. Und zwar so bald wie möglich, am besten unmittelbar nach Erhalt der Todesnachricht. Trifft Ihr Kondolenzbrief erst später ein, können mühsam heilende Wunden wieder aufgerissen werden.

Auch wenn Sie sich nicht unmittelbar betroffen fühlen – wenn Sie zum Beispiel „nur“ ein Vorgesetzter oder Geschäftspartner des Verstorbenen waren –, sollten Sie von vorgefertigten Mustern oder gar vorgedruckten Karten Abstand nehmen, um nicht den Anschein einer lästigen Pflichterfüllung zu erwecken, sondern sich stattdessen die Mühe machen, Ihre Empfindungen in eigenen Worten zu formulieren, in denen Ihre persönliche Zuwendung gegenüber den Hinterbliebenen deutlich wird. Ein solch (unerwarteter) Kondolenzbrief kann Balsam für die Seelen der Hinterbliebenen sein – allein zu spüren, dass selbst weniger bekannte Personen mit einem fühlen. Dabei sollte Ihr Schreiben weder zu knapp, noch zu pathetisch formuliert sein, sondern – je nach Verhältnis zu dem Verstorbenen – ihre ehrliche Anteilnahme wiederspiegeln.

Damit Sie den richtigen Ton treffen, sollten Sie sich die Grundelemente, die ein Kondolenzbrief enthalten sollte, zunächst vor Augen halten:

-         Ihre eigene Betroffenheit über den Verlust

-         Einen Ausdruck für Ihr Beileid mit den Hinterbliebenen

-         Ihre persönliche Anteilnahme und Mitgefühl

-         Ihre persönliche Würdigung des Verstorbenen

-         Ihr persönliches Erinnern an gemeinsame Erlebnisse (in vertrauten Beziehungen und/oder engen Geschäftsbeziehungen)

-         Und falls es Ihnen möglich ist, beziehungsweise angebracht, ist: Bieten Sie Ihre Hilfe an!

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, auf die Todesursache einzugehen, insbesondere bei plötzlichem Verlust oder schwerer Krankheit. So können Sie in letzterem Falle der oder dem Hinterbliebenen Bewunderung oder Annerkennung für ihre/seine Pflege aussprechen.

Auch in dem sehr speziellen Falle des (unerwarteten) Verlust eines Kindes sollten Sie versuchen, in Form von anerkennenden Worten für die Eltern diesen Trost zu spenden, da bei trauernden Eltern – vielfach unbewusst – oftmals Schuldgefühle entstehen, wenn ein Kind jung gestorben ist. Das vertieft und erschwert die Trauer.

Eine große Hilfe beim Formulieren eines Kondolenzschreibens ist es, wenn Sie sich an den klassischen Aufbau eines ‚normalen’ Briefes halten – also: Einleitung, Hauptteil, Schluss. Überlegen Sie sich nun, welches der Grundelemente Sie länger ausführen möchten, beziehungsweise können: Die Würdigung des Verstorbenen? Ihr persönliches Erinnern? Die Annerkennung und/oder das Mitgefühl für die Hinterbliebenen? Machen Sie diesen Teil zu ihrem Hauptteil und füllen Sie den Anfangs- und Schlussteil mit den übrigen Punkten. Dadurch erhält Ihr Kondolenzschreiben automatisch die richtige Form und Sie vermeiden, dass Ihr Brief zu knapp ausfällt.

Die Einleitung sollte auf alle Fälle Ihr Beileid, Ihre Anteilnahme sowie Ihre persönliche Betroffenheit enthalten. Es bietet sich an, damit zu beginnen, wie Sie vom Tod erfahren haben und dabei die Todesursache zu erwähnen. Im Todesfalle eines nahestehenden Nachbarn und Freundes, könnte die Einleitung beispielsweise wie folgt klingen: „Liebe Erika, mit Bestürzung und tiefer Trauer haben wir die Nachricht vom Tod Deines geliebten Huberts erfahren. Wir sind darüber noch völlig fassungslos. Gestern noch habe ich Deinen Hubert beim Einkaufen getroffen, und wir hatten über unseren letzten gemeinsamen Kegelabend geflachst und uns bereits auf unser nächstes gemeinsames Treffen gefreut. Und heute mussten wir erfahren, dass ein Herzschlag den lieben Hubert plötzlich von Deiner Seite gerissen hat. Wir möchten Dir zu diesem schmerzlichen Verlust unser tiefes Mitgefühl aussprechen...“

Im Hauptteil folgt dann die Würdigung des Verstorbenen, hier besteht auch die Möglichkeit auf gemeinsame Erlebnisse oder Erinnerungen einzugehen, Trost zuzusprechen, die Hinterbliebenen zu würdigen und/oder die eigene Betroffenheit über den Verlust noch mal hervorzuheben. So könnte der Vorgesetzte von Hubert beispielsweise schreiben: „Mit dem Tod von Hubert Müller verliert unser Unternehmen nicht nur einen seiner fähigsten Mitarbeiter, sondern vor allem einen bei seinen Kollegen äußerst beliebten und angesehenen Mitarbeiter. Mich schmerzt der Verlust Ihres Mannes Hubert ganz persönlich, da sich auf Grund unserer jahrelangen intensiven Zusammenarbeit ein freundschaftliches Verhältnis zwischen uns entwickelt hat und mir Huberts Meinung zu allen wichtigen Fragen immer wichtig war...“ 

Im Schlussteil sollte dann noch mal Ihr Mitgefühl und Ihre Anteilnahme zum Ausdruck kommen. Hier ist auch die geeignetste Stelle, um – bei vertrauteren Beziehungen – Hilfe anzubieten, wie zum Beispiel bei der Erledigung von Behördengängen, bei der Betreuung von Kindern, bei einer Wohnungsauflösung oder anderen konkret anstehenden Problemen. Den Abschluss bildet dann noch mal der Ausdruck des Beileids und des Mitgefühls. So könnten die Nachbarn von Hubert ihr Schreiben enden: „Wir vermissen Hubert und werden ihn nie vergessen. So teilen wir unsere Trauer und den Schmerz mit Dir, liebe Erika, und möchten Dich sehr bitten: Wenn wir irgendwie helfen können, lass es uns wissen. Wir sind jederzeit gerne für Dich da.“

Den Abschluss des Kondolenzschreibens bildet wie bei jedem Brief eine Grußformel. Dabei sollten Sie jedoch abgedroschene Formulierungen wie „In stiller Trauer“ vermeiden. Enden Sie Ihr Schreiben lieber mit etwas Persönlicherem, wie „Wir wünschen Ihnen viel Kraft“ oder „Ich denke an dich“.  Auch ein schlichtes „Dein“ oder „Ihr“ über der Unterschrift ist allemal besser als die leere Phrase „Mit aufrichtigem Beileid“. Denn kann Beileid ‚unaufrichtig’ sein?

Verzichten Sie auch auf altmodische Anreden wie „werter Gemahl“. Solche Formulierungen sind heutzutage im Kondolenzbrief genauso überholt wie in jeder anderen Korrespondenz. Hüten Sie sich auch vor Übertreibungen wie „gütigster Mensch“ oder unpassenden Darstellungen des Mitgefühls. Das gesamte Personal eines Betriebs wird weder „untröstlich“ noch „vollkommen erschüttert“ sein. Legitim ist es hingegen, Wertschätzungen andere Personen – die der oder dem Verstorbenen  nähergestanden haben, als der Verfasser des Kondolenzschreibens selbst – wiederzugeben. Zum Beispiel: „Die Mitarbeiter seines Teams waren beeindruckt von seinem unermüdlichen Engagement, seiner Loyalität und seiner Begeisterungsfähigkeit“. Ebenso möglich ist es, eine zu Lebzeiten getroffene Aussage einer (bekannteren) Persönlichkeit über den Verstorbenen mit einfließen zu lassen. So könnte ein ehemaliger Mannschaftskamerad von Hubert zitieren: „Unserer früher Trainer hat mir mal anvertraut, dass es ‚Typen’ wie den Hubert nur ganz selten gebe, die sich so bedingungslos für das Wohl der Mannschaft einsetzen...“ Sie können auch Zitate in Ihr Trauerschreiben mit einbauen oder dem Text voranstellen. Natürlich müsse diese sorgfältig ausgewählt und der Situation und der Person angemessen sein.

Falls Sie vom Todesfall selbst stark betroffen sein sollten, verstecken Sie Ihre eigene Trauer nicht, indem Sie sich voll und ganz auf die Zuwendung für die Person der oder des Hinterbliebenen konzentrieren. „Falsche Stärke“ ist in so einem Fall nicht angebracht – im Gegenteil: Das Wissen, dass andere Menschen den Schmerz des Verlustes um die geliebte Person teilen, kann für die Angehörigen vielmehr ein Trost sein. Vermeiden Sie dabei allerdings Negativformulierungen, Jammern vergrößert nur den Schmerz.

Mut zur Wahrheit sollten Sie auch beweisen, wenn der Kontakt zu der oder dem Verstorbenen und seinen Angehörigen bereits seit längerer Zeit abgerissen ist. Wenn Sie sich in einem solchen Fall vom Tod betroffen fühlen und Ihrem Mitgefühl Ausdruck verleihen wollen – beziehungsweise wie sehr Sie es nun bedauern, erst durch solch unglückliche Umstände wieder voneinander zu hören – schreiben Sie ganz offen und ehrlich, was Sie fühlen. Falls Sie mit mehren Personen der oder des Verstorbenen bekannt sind, ist es besser das Kondolenzschreiben an die Person zu richten, zu der Sie die engste Beziehung pflegen und diese bitten, den anderen Familienmitgliedern Ihre Beileid und Mitgefühl zu überbringen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, bisher verfasste Kondolenzschreiben aufzubewahren. Auch wenn Sie selbstverständlich jedes Schreiben so persönlich wie möglich verfassen sollten, tauchen bestimmte Formulierungen doch immer wieder auf, die Sie – in einem anderen Zusammenhang gesetzt – wieder verwenden können. Zusätzlich empfiehlt es sich auch, Zeitungsanzeigen mit besonders gelungenen Nachrufen und Zitaten zu sammeln.

Kondolenzbrief-Vorlage bei Formblitz.de

 

Die äußere Form eines Kondolenzschreibens:

·         Beileidsbriefe werden  handschriftlich verfasst.

·        Verwenden Sie einen hochwertigen und neutralen Briefbogen. Auch geeignet ist die zweite Seite Ihres Firmenbriefpapiers, auf der aber auf gar keinen Fall die Bankverbindungen aufgedruckt sein sollten – schwarz  umrandetes Briefpapier bleibt den trauernden Angehörigen vorbehalten.

·         Ihr Brief enthält weder ein Diktatzeichen noch einen Betreff.

·         Verwenden Sie einen neutral gefütterten Umschlag ohne Fenster, den Sie per Hand beschriften.

Der Umschlag des Schreibens wird mit einer Briefmarke frankiert.

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